Kuinka käsittelemme henkilötietoja? 

Päivitetty: 17.5.2024 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12–14 artikla 

1. Rekisterinpitäjä

atFlow Oy
Telitie 1 A, 2.krs
80100 Joensuu
Y-tunnus: 2185111-1
 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

Yhteyshenkilö työnhakijarekisteriä koskevissa asioissa ja tiedusteluissa: 

atFlow Oy, Erna Kosonen, 

sähköposti: erna@atflow.fi

Tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltäviin henkilötietoihisi liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.  

3. Käsittelytoimen kokonaisuus

atFlow Oy:lle työhakemuksen lähettäneiden henkilöiden (myöhemmin ”työnhakijat”) henkilötiedot. 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kohdassa 5 mainittujen henkilötietojen käsittely tapahtuu yksinomaan rekrytointitoiminnan tarkoituksissa. Työnhakijan henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessissa mm. työnhakijan tehtävään soveltuvuuden arvioinnissa ja työnhakijoiden haastatteluun kutsumisessa sekä muissa vastaavissa rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisissa tehtävissä. Mikäli työnhakija valitaan tehtävään, käytetään työnhakijan rekrytointiprosessissa antamia henkilötietoja myös työsuhteen perustamisessa sekä työhön ottoon liittyvissä tehtävissä. 

atFlow Oy:n rekrytointiprosessia varten keräämien henkilötietojen käsittelyn peruste on työnhakijan suostumus, atFlow Oy:n oikeudelliset edut liittyen rekrytointiprosessin asianmukaiseen suorittamiseen, ja lainsäädännön vaatimukset koskien mm. tarvittavien työlupien selvittämistä. Mikäli työnhakija valitaan työsuhteeseen atFlow Oy:lle, käsitellään työnhakijan henkilötietoja lainsäädännön atFlow Oy:lle työnantajana asettamien velvoitteiden perusteella ja siten kuin henkilöstölle laaditussa tietosuojaselosteessa on esitetty.  

Tietoja ei käytetä mihinkään markkinointitarkoituksiin, ellei työnhakija ole tähän antanut erillistä suostumustaan tai nimenomaisesti tilannut atFlow Oy:n markkinointiviestintää. 

Jos atFlow Oy aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, atFlow Oy ilmoittaa työnhakijalle ennen kyseistä jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja antaa kaikki asiaankuuluvat lisätiedot, jolloin työnhakijalla on oikeus käyttää rekisteröidyn oikeuksia (kohta 10).  

5. Rekistertöityjen ryhmä ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen ryhmä on atFlow Oy:lle työhakemuksen lähettäneet työnhakijat, jotka esittävät kiinnostuksensa atFlow Oy:ssä työskentelyn osalta.   

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:

Työnhakijan perustiedot, kokemus ja koulutus: Nimi, sähköposti, puhelinnumero, koulutus ja työkokemus, mahdollinen työhakemus, ansioluettelo, kuva. 

Työntekijän toiveet:  Toiveet työhön sijoittumisesta ja työpaikasta, palkkatoive, toivottu työntekopaikka, toivottu työn aloittamis- sekä päättymisajankohta, muut toiveet. 

Haastattelutiedot: Haastattelujen perusteella todennetut tiedot kuten haastattelijan kirjaamat tiedot. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot kerätään ensisijaisesti suoraan työnhakijalta itseltään. Joitain tietoja voidaan kerätä työnhakijan suostumuksella myös esim. työnhakijan hakemukseen linkittämiltä julkisilta sivustoilta (kuten LinkedIn) ja työnhakijan nimeämiltä suosittelijoilta. Joissain tilanteissa atFlow Oy saattaa lisäksi käyttää ulkopuolisia rekrytointikonsultteja työnhakijoiden etsimisessä, jolloin atFlow Oy saattaa saada työnhakijan tietoja myös tällaisten rekrytointikonsulttien kautta. 

Mikäli työnhakija valitaan rekrytoinnin kohteena olevaan tehtävään atFlow Oy:lle, työnhakijasta voidaan lisäksi kerätä työsuhteeseen kuluvien tehtävien ja velvoitteiden (kuten palkanmaksun) suorittamiseksi tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, tiedot voimassa olevista työluvista ja pätevyyksistä, sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten. atFlow Oy:lle palkattujen henkilöiden henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan atFlow Oy:n työtekijöitä koskevaa tietosuojaselostetta. 

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Henkilötietojasi käsittelevät vain ne yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt, jotka hoitavat rekrytointeja.  

Tietoja luovutetaan viranomaisille lakien ja asetusten niin edellyttäessä, ja informoimme asiakasta tästä, mikäli se on lain puitteissa sallittua. 

8. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Lähtökohtaisesti työnhakijoiden tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

9. Henkilötietojen säilytysajat

Työnhakijoiden hakemuksia ja rekrytointiprosessissa antamia henkilötietoja säilytetään koko rekrytointiprosessin ajan ja yhteensä 24 kuukauden ajan siitä, kun työnhakija on jättänyt hakemuksensa, ellei työnhakija pyydä tietojensa poistamista tätä ennen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. 

Tarkastusoikeus  

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen  

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. 

Vastustamisoikeus  

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Poisto-oikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.  

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. 

Valitusoikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.  

Valvontaviranomaisen yhteystiedot: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 

Vaihde: 029 566 6700 

tietosuoja@om.fi