atFlow Oy tietosuojaseloste

Päivitetty 14.3.2022

1. Rekisterinpitäjä

1.1 Yrityksen tiedot

atFlow Oy
Telitie 5 C
80100 Joensuu
Y-tunnus: 2185111-1
 

1.2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää sähköpostilla:
Tietosuojavastaava Miika Puoskari
tietosuojavastaava@atflow.fi

Yhteyshenkilö työnhakijarekisteriä koskevissa asioissa ja tiedusteluissa:
atFlow Oy, Unna Hyppönen,
sähköposti: unna@atflow.fi

 

2. Rekisterin nimi

AtFlow Oy:n asiakas-, sidosryhmä- ja työnhakijarekisteri.
 

3. Rekisteröidyt

Asiakas- ja sidosryhmärekisterissä ovat atFlow Oy:n asiakkaat, yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät.

Työnhakijarekisteriin tallennetaan tietoja työhakemuksen tai harjoittelijahakemuksen lähettäneistä henkilöistä.

 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

4.1 Rekisterin pitämisen peruste

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin pitämisen perusteena on asiakassuhde, yhteistyökumppanuus tai muu sidosryhmä peruste atFlow Oy:hyn. Uutiskirjeen tilanneiden henkilötietoja käsitellään uutiskirjeen tilauksen yhteydessä annetun suostumuksen perusteella.

Työnhakijarekisterin pitämisen peruste: hakemusten kautta saatuja henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

 

4.2 Henkilötietojen käsittely ja rekisterin käyttötarkoitus

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Henkilötietoja voidaan käyttää laskutukseen, atFlow Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitoon, asiakaspalvelun ja ylläpidon hoitamiseen, palvelutarjonnan parantamiseen, analysointiin sekä palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen. Tietoja voidaan käyttää myös markkinointitutkimuksiin ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.

Asiakkaan ja asiakaspalvelun välinen viestintä, kuten sähköposti- ja tekstiviestit voidaan tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää tilausten varmistamiseksi, reklamaatioiden käsittelyssä, koulutuksessa sekä palvelun laadun parantamisessa.

Työnhakijarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus: henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarpeellisiin tarkoituksiin, jotka ovat: työnhakuprosessin suorittaminen, työsuhteen solmiminen ja työnhakijan informointi.

 

5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Rekisteröityyn liittyvä organisaatio
  • Suoramarkkinointiluvat ja tietojenkäsittelykiellot
  • Asiakaspalvelun yhteydessä tapahtuva viestintä
  • Asiakas- ja tilaushistoria
  • Voimassa olevat sopimukset

Henkilötiedot säilytetään vähintään asiakassuhteen ajan, tästä pidemmässä säilytyksessä noudatetaan lakisääteisiä velvoitteita.

Työnhakijarekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Hakijasta kerätään seuraavat tiedot:

  • nimi
  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • koulutus ja työkokemus 
  • mahdollinen työhakemus
  • ansioluettelo
  • kuva

 

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti tietosuojaselosteessa ilmoitettuihin yhteystietoihin.

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri:
Tietosuojavastaava Miika Puoskari
tietosuojavastaava@atflow.fi

Työnhakijarekisteri: 
Unna Hyppönen,
unna@atflow.fi

6.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
 

6.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
 

6.3 Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
 

6.4 Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
 

6.5 Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
 

6.6 Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
 

6.7 Käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
 

6.8 Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta asiakassuhteen syntyessä.Tämän lisäksi tietoja voidaan saada asiakaspalvelun yhteydessä, luottotietojen tarkistuksessa, rahoituspäätösten teon yhteydessä tai tarjottujen palveluiden käytön aikana luovutettuna.

Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä, kuten LinkedInistä tai muista sosiaalisen median kanavista.

Työnhakijarekisteri
Tämän rekisterin mukaiset asiakastiedot saadaan ainoastaan: Hakijalta itseltään käytettäessä rekry@atflow.fi-sähköpostiin lähetettyä hakemusta.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään. Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi sekä markkinointia varten. Tietosi välittyvät myös luottopäätöksen yhteydessä luottoa myöntävälle taholle.

Tietoja luovutetaan viranomaisille lakien ja asetusten niin edellyttäessä, ja informoimme asiakasta tästä, mikäli se on lain puitteissa sallittua.

Työnhakijarekisteri
Tämän rekisterin mukaiset asiakastiedot saadaan ainoastaan: Hakijalta itseltään käytettäessä rekry@atflow.fi-sähköpostiin lähetettyä hakemusta.

 

9. Käsittelyn kesto

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika joka niiden käyttötarkoitukselle on, tai kuten sopimus tai laki vaatii. Tietojen säilytyksen kestoaika vaihtelee tarkoituksen ja tilanteen mukaan, ja tietojen säilytysajat saattavat perustua myös lainsäädäntöön, kuten kirjanpitolakiin. Tarpeeton tieto poistetaan rekistereistä.

Työnhakijarekisteri
Hakemuksen kautta saatuja henkilötietoja säilytetään 6 kuukautta.

 

10. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Työnhakijarekisteri
Rekisterinpitäjä ja rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöt käsittelevät henkilötietoja.

 

11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Henkilötietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietyissä tilanteissa tietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käytössä olevista pilvipalveluista saattaa sijaita EU:n ulkopuolella. Jos tietoa siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa tai siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (USA) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen. Varmistamme aina, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävän suojauksen kanssa.

Työnhakijarekisteri
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisteri sijaitsee suojatulla palvelimella. Työnhakijalla on oikeus saada tiedot tietojen käsittelyn sijainnista.

 

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Asiakas-, sidosryhmä- ja työhakijarekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai rekisteröityjen profilointiin.

 

13. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävän rekisterin tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä palomuurein, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä yleisesti hyväksyttyjen teknisten keinojen avulla. Rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan niillä, joiden työtehtävät edellyttävät näihin rekisterin tietoihin pääsyä. Kaikkia rekisterin henkilötietoja käyttäviä sitoo salassapitovelvoite. Rekisteristä ei tehdä fyysisiä kopioita. Rekisterinpitäjä tiedottaa mahdollisesta tietomurrosta välittömästi kaikille asianosaisille sekä tietosuojaviranomaiselle tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

 

14. Muutokset

Tämä tietosuojaseloste voi muuttua perustuen joko ilmoitukseen rekisteröidyille tai muutokseen lainsäädännössä.

Pyydä demoa tai jätä yhteydenottopyyntö!

Jutellaan yhdessä, kuinka yrityksesi voisi hyötyä asiantuntijapalveluistamme