Atflow Oy tietosuojaseloste

Kuinka käsittelemme henkilötietoja?

Päivitetty: 28.10.2026

Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä selosteessa kerromme verkkosivuillamme vieraileville, meihin yhteyttä ottaneille, asiakkaillemme, yhteistyökumppaneillemme ja työnhakijoille, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan ja millä oikeusperusteella.

Käsittelyssämme noudatamme tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Se tarkoittaa muun muassa, että:

• kerromme tässä selosteessa selvästi, mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietoja
• keräämme vain ne henkilötiedot, jotka ovat tarpeen näihin tarkoituksiin
• pyydämme suostumuksesi silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
• suojaamme henkilötiedot asianmukaisesti ja vaadimme samaa myös niiltä, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme
• kunnioitamme oikeuttasi saada pääsy tietoihisi sekä saada ne korjattua tai poistettua.

Päivitämme tätä selostetta tarvittaessa. Uusin versio on aina saatavilla tällä sivulla.

1. Rekisterinpitäjä

Atflow Oy
Telitie 1 A, 2. krs
80100 Joensuu
Y-tunnus: 2185111-1

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Pekka Rönkkönen, toimitusjohtaja
tietosuoja@atflow.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme seuraavien henkilöryhmien tietoja:

• verkkosivuillamme yhteystietonsa jättäneet
• meihin sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä ottaneet
• asiakkaidemme yhteyshenkilöt
• yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöt
• työnhakijat.

Yhteydenotot. Voit jättää yhteystietosi verkkosivujemme yhteydenottolomakkeella, kun haluat lisätietoa palveluistamme tai haluat meidän olevan sinuun yhteydessä. Käytämme antamiasi tietoja ensisijaisesti yhteydenottoosi vastaamiseen. Saatamme myös lähettää sinulle yrityksille suunnattua markkinointiviestintää, josta voit kieltäytyä milloin tahansa. Käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etumme vastata yhteydenottoihin ja markkinoida palveluitamme.

Asiakassuhde. Kun yhteydenottajasta tulee asiakkaamme, tallennamme hänen tietonsa (nimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) asiakasrekisteriimme. Käytämme tietoja asiakassuhteen hoitamiseen, sopimusten toteuttamiseen, laskutukseen, asiakaspalveluun ja ylläpitoon sekä palveluidemme tuottamiseen, kehittämiseen ja analysointiin. Oikeusperuste on sopimus ja sen valmistelu. Kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämien tietojen osalta oikeusperuste on lakisääteinen velvoitteemme.

Verkkosivujemme kävijämittaus. Käytämme verkkosivujemme kävijämittaukseen Matomo-ohjelmistoa, jota ylläpidämme itse omilla palvelimillamme Suomessa. Matomo kerää tietoja sivuston käytöstä, kuten vieraillut sivut, käytetyn selaimen ja laitteen tyypin, viittaavan sivuston ja kävijän karkean sijainnin. IP-osoite anonymisoidaan tallennuksen yhteydessä. Käytämme tietoja sivuston kehittämiseen ja käytettävyyden seurantaan, emmekä yhdistä niitä muihin tietoihin tai käytä niitä markkinointiin. Käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etumme ymmärtää verkkosivujemme käyttöä ja kehittää niitä. Jos kävijä ei hyväksy evästeitä, Matomo ei aseta hänen laitteelleen evästeitä.

Asiakassuhde. Kun yhteydenottajasta tulee asiakkaamme, tallennamme hänen tietonsa (nimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) asiakasrekisteriimme. Käytämme tietoja asiakassuhteen hoitamiseen, sopimusten toteuttamiseen, laskutukseen, asiakaspalveluun ja ylläpitoon sekä palveluidemme tuottamiseen, kehittämiseen ja analysointiin. Oikeusperuste on sopimus ja sen valmistelu. Kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämien tietojen osalta oikeusperuste on lakisääteinen velvoitteemme.

Uutiskirje. Kun tilaat uutiskirjeen, annat suostumuksesi siihen, että yhteystietosi (nimi, sähköpostiosoite, organisaation tiedot) lisätään uutiskirjeen postituslistalle. Käytämme tietoja vain uutiskirjeen lähettämiseen. Voit perua tilauksen milloin tahansa uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä tai ilmoittamalla siitä kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Oikeusperuste on suostumus.

Asiakaspalvelu ja tukipyynnöt. Käsittelemme asiakaspalvelumme kautta saapuneita yhteydenottoja ja tukipyyntöjä niihin vastaamiseksi, asiakaspalvelun toteuttamiseksi ja palvelumme laadun varmistamiseksi. Keräämme tukipyynnöistä asiakkaan ilmoittamat tiedot, kuten nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, yritystiedot sekä viestin sisällön ja mahdolliset liitteet. Käsittely perustuu sopimukseen tai oikeutettuun etuumme palvella asiakkaitamme. Tukipyynnöt käsitellään tukipyyntöjärjestelmässä, jonka toimittaja käsittelee tietoja puolestamme (ks. kohta 8). Tietoja ei luovuteta muille. Emme nauhoita puheluita.

Etäpalaverien ja koulutusten tallentaminen. Voimme tallentaa etäkokouksia, koulutuksia ja webinaareja kokousmuistioiden laadintaa, perehdytystä ja materiaalien jakamista varten. Tallenteisiin voi tallentua osallistujien nimi-, ääni-, kuva- ja chat-tietoja. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme dokumentoida ja kehittää toimintaamme tai osallistujan suostumukseen. Tallentamisesta kerrotaan aina kokouksen alussa.

Rekrytointi ja työhakemukset. Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseen, soveltuvuuden arviointiin ja tehtävään valintaan. Käsittelemme hakijan itse toimittamia tietoja, kuten nimeä, yhteystietoja, ansioluetteloa, työhakemusta, koulutus- ja työkokemustietoja, palkkatoivetta ja hakijan antamia suosittelijoiden tietoja. Käsittely perustuu toimenpiteisiin, jotka tehdään hakijan pyynnöstä ennen työsopimuksen tekemistä, sekä oikeutettuun etuumme arvioida hakijoiden soveltuvuutta avoimiin tehtäviin. Keräämme tiedot ensisijaisesti hakijalta itseltään. Suosittelijoihin otamme yhteyttä ja soveltuvuus- tai henkilöarviointeja teemme vain hakijan suostumuksella. Rekrytointitietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja niihin on pääsy vain rekrytointiin osallistuvilla henkilöillä.

Atflow Pay. Atflow Pay -maksupalvelun käyttöönotossa asiakasyrityksen ja sen edustajien tunnistamis- ja tuntemistiedot kerätään Adyenin palvelun kautta. Adyen toimii näiden tietojen osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä ja käsittelee niitä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Lisätietoja on Adyenin tietosuojaselosteessa.

Atflow henkilötietojen käsittelijänä. Kun asiakkaamme käyttävät Atflow-alustaa, esimerkiksi verkkokauppaansa, Atflow käsittelee asiakkaan omien asiakkaiden henkilötietoja asiakkaan lukuun. Tällöin asiakas toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja Atflow henkilötietojen käsittelijänä. Käsittelystä sovitaan Atflow-alustan sopimusehtojen osassa F, joka on osapuolten välinen tietojenkäsittelysopimus. Käsittelemme näitä tietoja vain asiakkaan ohjeiden ja tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Tietoja käsittelevät palveluntarjoajamme on lueteltu kohdassa 8.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan:

• nimi
• osoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• rekisteröityyn liittyvän organisaation tiedot
• laskutustiedot
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• asiakaspalvelun viestintä ja tukipyynnöt liitteineen
• etäpalaverien ja koulutusten tallenteet
• asiakas- ja tilaushistoria
• voimassa olevat sopimukset
• verkkosivujen käyttötiedot (kävijämittaus)
• työnhakijoiden hakemustiedot: ansioluettelo, hakemus, koulutus- ja työkokemustiedot, palkkatoive ja suosittelijoiden tiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tiedot pääosin rekisteröidyltä itseltään: verkkosivujemme kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas itse antaa tietojaan. Lisäksi tietoja voidaan saada asiakaspalvelun yhteydessä, tarjousten ja sopimusten laatimisen yhteydessä, luottotietojen tarkistuksesta, rahoituspäätösten yhteydessä ja palveluidemme käytön aikana. Työnhakijoiden tiedot saamme hakijalta itseltään ja suosittelijoilta vain hakijan suostumuksella.

6. Henkilötietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen, toimeksiannon tai tässä selosteessa kuvattujen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.

Jos pyydät tietojesi poistamista, poistamme tai anonymisoimme ne viipymättä, ellei niiden tai osan niistä säilyttäminen ole välttämätöntä lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolainsäädännön, vuoksi.

Yhteydenottolomakkeella yhteystietonsa jättäneiden tietoja säilytämme neljä (4) vuotta yhteydenotosta, minkä jälkeen anonymisoimme tai poistamme ne.

Uutiskirjeen tilanneiden tietoja säilytämme niin kauan kuin uutiskirje on tilattuna ja lähetämme uutiskirjeitä.

Tukipyyntöjä säilytämme kolme (3) vuotta tapauksen ratkeamisesta, minkä jälkeen poistamme tai anonymisoimme ne.

Etäpalaverien ja koulutusten tallenteita säilytämme vain käyttötarkoituksen vaatiman ajan, enintään 120 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan.

Rekrytoinnissa kerättyjä tietoja säilytämme enintään 12 kuukautta rekrytoinnin päättymisestä mahdollisten oikeudellisten vaatimusten varalta, minkä jälkeen ne poistetaan. Hakijan erillisellä suostumuksella voimme säilyttää hakemusta pidempään myöhemmin avautuvia tehtäviä varten.

Kävijämittauksen tietoja säilytämme enintään 12 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan.

Poistamme vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot säännöllisesti, ellei laista muuta johdu.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojasi käsittelevät pääsääntöisesti henkilöstömme jäsenet työtehtäviensä mukaisesti. Emme myy henkilötietoja. Voimme luovuttaa välttämättömiä tietoja:

• palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. kirjanpito, palvelinpalvelut, uutiskirjepalvelu)
• rahoitus- tai leasingpalvelun tarjoajalle luottopäätöstä varten, kun asiakas hakee rahoitusta
• viranomaisille lain niin vaatiessa.

Osa käyttämistämme palveluista voi käsitellä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällaisissa siirroissa käytämme tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtoperusteita, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai komission vakiolausekkeita, ja jaamme palveluihin vain tarpeelliset tiedot. Asiakkaidemme lukuun käsiteltävien tietojen siirroista kerrotaan kohdassa 8.

8. Henkilötietojen alikäsittelijät

Versio: 28.10.2026

Tässä luettelossa ovat palveluntarjoajat, jotka käsittelevät henkilötietoja Atflow’n asiakkaiden lukuun Atflow-alustan sopimusehtojen kohdan F.5 mukaisesti. Ilmoitamme alikäsittelijöiden lisäyksistä ja vaihdoista asiakkaillemme vähintään 30 päivää etukäteen.

Asiakkaan tunnistamisessa (KYC), rahanpesun estämisessä ja petostentorjunnassa Adyen toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä (ks. kohta 3).

Osa alikäsittelijöistä voi käsitellä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Näissä siirroissa käytetään tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtoperusteita, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) tai Euroopan komission vakiolausekkeita.

Asiakkaan itse käyttöön ottamat kolmannen osapuolen palvelut, kuten Klarna, MobilePay, Channex tai kirjanpito-ohjelmistot, eivät ole Atflow’n alikäsittelijöitä. Asiakas vastaa niistä ja kertoo niistä omassa tietosuojaselosteessaan.

Muutosloki

9. Rekisterin suojaus

Käsittelemme rekisteriä huolellisesti, ja tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Palvelimemme sijaitsevat Suomessa, ja niiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan.

Tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä muun muassa palomuureilla, salatuilla yhteyksillä, käyttäjätunnuksilla ja käyttöoikeuksien hallinnalla. Tietoihin pääsevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus. Rekisteristä ei tehdä fyysisiä kopioita.

Jos henkilötietoja koskee tietoturvaloukkaus, ilmoitamme siitä Tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa havaitsemisesta ja niille, joita loukkaus koskee, viipymättä, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa heille korkean riskin. Asiakkaidemme lukuun käsiteltävien tietojen loukkauksista ilmoitamme asiakkaalle sopimusehtojen mukaisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu, miksi niitä käsitellään, kenelle niitä on luovutettu ja kuinka kauan niitä säilytetään
• vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuumme, ja kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, lähetä kirjallinen pyyntö kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Vastaamme pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi