Kuinka käsittelemme henkilötietoja? 

Päivitetty: 17.5.2024 

Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tällä henkilötietojen käsittelyä kuvaavalla selosteella haluamme varmistaa, että verkkosivuillamme vierailevat ja verkkosivujemme kautta mahdollisesti viestiä lähettäneet sekä asiakkaamme tietävät, kuinka käsittelemme heidän henkilötietojaan ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Jos haluat hakea meille töihin, luethan erillisen rekrytointeihin sovellettavan tietojenkäsittelyselosteemme täältä.  

Suosittelemme, että luet tämän lausunnon huolellisesti. Käsittelyssämme noudatamme tietosuojalainsäädännön vaatimuksia, mikä tarkoittaa muun muassa sitä, että: 

• kerromme tässä tietosuojaselosteessa selvästi, mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietoja; 

• rajoitamme henkilötietojen keräämisen vain laillisiin tarkoituksiin tarvittaviin henkilötietoihin; 

• pyydämme nimenomaista suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn tapauksissa, jotka edellyttävät suostumustasi; 

• ryhdymme asianmukaisiin turvatoimiin henkilötietojesi suojaamiseksi ja vaadimme tätä myös osapuolilta, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme; 

• kunnioitamme oikeuttasi päästä käsiksi henkilötietoihisi tai saada ne korjattua tai poistettua pyynnöstäsi. 

Huomioithan, että saatamme ajoittain joutua päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Uusimman version löydät aina täältä verkkosivuiltamme. 

1. Rekisterinpitäjä

atFlow Oy
Telitie 1 A 2.krs
80100 Joensuu
Y-tunnus: 2185111-1
 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

Tietosuojavastaava Miika Puoskari 

tietosuojavastaava@atflow.fi  

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus 

Henkilötietorekisteriimme keräämme henkilötietoja eri henkilötietoryhmien osalta: 

1. verkkosivuilla yhteystietonsa jättäneiden, 

2. meitä sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä ottaneiden, 

3. ja asiakkaidemme,  

4. sekä yhteistyökumppaneidemme osalta. 

Verkkosivuillamme vierailevien on mahdollista jättää yhteydenottolomakkeen kautta omat yhteystietonsa, jos he toivovat meidän ottavan yhteyttä esimerkiksi palveluidemme osalta. Yhteystietoja käytetään ensisijaisesti yhteydenoton hoitamiseen, mutta tietoja voidaan käyttää myös markkinointiviestinnässä, josta yhteystietonsa jättäneellä on aina oikeus kieltäytyä.  

Mikäli yhteydenottoa pyytäneestä tulee asiakkaamme, tallennamme hänen henkilötietonsa (nimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) asiakasrekisteriimme jäljempänä kuvattua tarkoitusta varten. 

Mikäli asiakas tilaa uutiskirjeen, antaa hän samalla suostumuksensa sille, että hänen yhteystietonsa (nimi, sähköpostiosoite, organisaation tiedot) lisätään erilliseen uutiskirjeiden tilanneiden henkilötietorekisteriin, jota käytetään vain uutiskirjeen lähettämistarkoituksiin. Uutiskirjeiden postituslistalta ja samalla henkilötietorekisteristä on mahdollista poistua milloin tahansa joko käyttämällä uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuojavastaava@atflow.fi  

Henkilötietoja voidaan käyttää laskutukseen, atFlow Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitoon, asiakaspalvelun ja ylläpidon hoitamiseen, palvelutarjonnan parantamiseen, analysointiin sekä palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen. Tietoja voidaan käyttää myös markkinointitutkimuksiin ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin. 

Asiakkaan ja asiakaspalvelun välinen viestintä, kuten sähköposti- ja tekstiviestit voidaan tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää tilausten varmistamiseksi, reklamaatioiden käsittelyssä, koulutuksessa sekä palvelun laadun parantamisessa. 

Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, mikä tarkoittaa, että: 

• emme käsittele mitään edellä mainittujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi tarpeetonta henkilötietoa; 

• minimoimme käsittelemämme tietojen määrän ja poistamme tarpeettomat tiedot, ellei tietojen säilyttämiselle ole lakiin perustuvaa syytä; 

• sinusta tallentamamme henkilötiedot ovat aina pyynnöstäsi tarkistettavissa, muokattavissa ja poistettavissa; 

• emme luovuta henkilötietoja ulkopuolisille ilman asianmukaista syytä (esimerkiksi laskutusta ja kirjanpitoa varten); 

• käytämme teknisiä ja organisatorisia toimia varmistaaksemme henkilötietojen turvallisuuden, mm. luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä suojaamisen. 

Asiakkaidemme ja yhteydenottoa pyytäneiden mahdollisten uusien asiakkaiden osalta henkilötiedot keräämme aina asiakkaalta itseltään. EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde). Lisäksi henkilötietojen käsittely voi perustua erilliseen suostumukseen. Näin on esimerkiksi silloin, kun uutiskirjeen tilaaja antaa suostumuksensa lisätä hänen tietonsa (nimi, sähköpostiosoite, organisaation tiedot) uutiskirjeiden postituslistalle.  

Henkilöllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tai pyytää henkilötietojensa tarkistamista, muuttamista tai poistamista.  

4. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:  

• Nimi 

• Osoite 

• Sähköpostiosoite 

• Puhelinnumero 

• Rekisteröityyn liittyvän organisaation tiedot

• Suoramarkkinointiluvat ja tietojenkäsittelykiellot 

• Asiakaspalvelun yhteydessä tapahtuva viestintä 

• Asiakas- ja tilaushistoria 

• Voimassa olevat sopimukset 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa nettisivujemme kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista tai muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan.  Tämän lisäksi tietoja voidaan saada asiakaspalvelun yhteydessä, luottotietojen tarkistuksessa, rahoituspäätösten teon yhteydessä tai tarjottujen palveluiden käytön aikana luovutettuna. 

6. Henkilötietojen säilytys 

Henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun se on tarpeen asiakassuhteen, toimeksiannon tai muun rekisteriselosteessa mainittujen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi tai esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.  

Mikäli asiakas pyytää tietojensa poistamista, poistamme tai anonymisoimme tiedot välittömästi, ellei rekisteriselosteessa mainittujen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi tai esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi ole välttämätöntä säilyttää kyseisiä tietoja tai osaa niistä.  

Yhteystietonsa yhteydenottolomakkeen kautta jättäneiden tietoja säilytämme neljä (4) vuotta yhteydenotosta lukien, jonka jälkeen anonymisoimme tai poistamme tiedot kokonaan.  

Uutiskirjeen tilanneiden tietoja säilytämme uutiskirjeen lähetystarkoituksessa niin kauan kuin käytämme uutiskirjeitä viestintäkeinona. Mikäli asiakas pyytää tietojensa poistamista, poistamme tai anonymisoimme tiedot välittömästi.  

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta johdu.  

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään. Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi sekä markkinointia varten. Tietosi välittyvät myös luottopäätöksen yhteydessä luottoa myöntävälle taholle. 

Osa käyttämistämme palveluista toimii Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen. 

8. Rekisterin suojaus 

Rekisterin käsittelyssä noudatamme huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.  

Sähköisesti käsiteltävän rekisterin tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä palomuurein, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä yleisesti hyväksyttyjen teknisten keinojen avulla. Rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan niillä, joiden työtehtävät edellyttävät näihin rekisterin tietoihin pääsyä. Kaikkia rekisterin henkilötietoja käyttäviä sitoo salassapitovelvoite. Rekisteristä ei tehdä fyysisiä kopioita. Rekisterinpitäjä tiedottaa mahdollisesta tietomurrosta välittömästi kaikille asianosaisille sekä tietosuojaviranomaiselle tietosuoja-asetuksen mukaisesti.  

9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiakkaan oikeudet 

Asiakkaalla ja yhteystietonsa jättäneellä verkkosivukävijällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriimme on tallennettu. Lisäksi hänellä on oikeus tietää, miksi hänen tietojaan käsitellään, kenelle tietoja on luovutettu ja kuinka kauan häntä koskevia tietoja säilytetään.  

Henkilöllä on lisäksi oikeus vaatia häntä koskevien tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. 

Mikäli haluat käyttää jotain edellä mainituista oikeuksistasi, lähetäthän rekisterinpitäjälle kirjallisen pyynnön osoitteeseen tietosuojavastaava@atflow.fi  

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.  

Yhteystiedot:  

Tietosuojavaltuutetun toimisto 
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite:PL800, 00531 Helsinki 
Vaihde: 029 566 6700 
Sähköposti: tietosuoja@om.fi