5 etätyöskentelystä saatua oppia 

Keräsimme hiljattain palautetta kaikilta työntekijöiltämme ja heidän kokemuksistaan etätyöskentelystä. Vastauksista löysimme yhteneviä piirteitä, niin plussia kuin miinuksia, joihin tiimimme on törmännyt viimeisten päivien aikana. Kenties seuraavat opit ovat hyödyllisiä myös sinulle, joka olet vielä virittäytymässä etätyöskentelyyn?  

Etäpalaverit onnistuvat yhtä hyvin kuin livetapaamiset – myös asiakkaat kiittävät! 

Mikäli siis nettiyhteydet vaan pelaavat, on palaverit ja läpikäynnit osoittautuneet yhtä helpoiksi pitää kuin kasvotusten. Etenkin asiakkaamme ovat kiittäneet etäpalaverien näppäryydestä, sillä ne säästävät arvokasta aikaa liikkumisesta paikasta toiseen. Hyödynnämme sekä sisäisissä että ulkoisissa palavereissa tiimiyhteistyön keskus Microsoft Teamsia, joka sisältää kaikki työkalut ja viestintämahdollisuudet tehokkaaseen työskentelyyn yhdessä tiimin tai asiakkaiden kanssa. Myös aikaisemmin tähän asti, olemme hyödyntäneet etäpalaverien pitämistä asiakkaidemme kanssa, mutta paljon pienemmässä määrin kuin nyt olosuhteista johtuen. Palautteen puolesta olemme valmiina hyödyntämään jatkossakin digitaalisia kanavia sisäisessä ja ulkoisessa yhteydenpidossa. 

”Asiakkaat ovat tykänneet, kun voidaan edistää bisneksiä koronasta huolimatta etäpalaverien avulla. Sanoivat, että eivät ole tajunneetkaan, miten näppärä pitää palaverit etänä ihan kuin livenäkin.” 

Rutiinien löytäminen on vielä haastavaa 

Oman jääkaapin antimet kutsuvat jatkuvasti, pyhitetyt lounas- ja kahvitauot unohtuvat helposti välistä, toimiston ilmaisia sumppeja ei ole enää saatavilla – sanomattakin kaikki työrutiinit ovat menneet kertaheitolla uusiksi etätyöhön siirtymisen myötä. Asettuminen kotioloihin ja arkiympäristön yhteensovittaminen työn kanssa vaatii toisin sanoen oman aikansa, ja sopivan tasapainon löytäminen tulee jatkossa olemaan Flowperheen tehtävälistan kärjessä! Toisaalta myös uusia päivää rytmittäviä rutiineja on alkanut muodostumaan, kuten nopeat happihyppelyt työpäivän keskellä. Kahviakin ilmeisesti kuluu pyhitettyjen kahvitaukojen poisjäämisestä huolimatta. Koko atFlow'n porukan osallistava kirjanpito kertoo, että olemme viikon etätyöskentelyn aikana keittänet yhteensä noin 18,5 pannullista kahvia, sekä 25 kupillista teetä.

Työrauhaa, kiitos!  

Jos ilmaiset kahvit olivat toimiston ilo, olemme tyytyväisinä jättäneet taakse sen melun, mikä juttuhetkestä kahvien hörppimisen yhteydessä kantautuu. Avotilassa nimittäin puheensorina ja meteli alkavat helposti kasaantua toistensa päälle, monet häiriötekijät katkaisevat rytmin, ja keskittyminen voi olla haastavaa silloin tällöin. Sen sijaan kotikonttorilla on useammalla meistä ollut rauha uppoutua kunnolla työhön, mikä on jopa tehostanut työntekoa entisestään. Kuitenkin ääneen tottuneena voi täysi hiljaisuus olla myös kummallinen muutos työympäristöön, minkä vuoksi moni meistä onkin avannut television tai Spotifyn tuomaan taustalle hieman tuota tuttua ja turvallista hälinää. Kun toimistomme ovet avautuvat jälleen, kenties pyrimme tietoisemmin hillitsemään puheensorinaa ja hyödyntämään keskusteluissa jatkossakin digitaalisia viestintäkanavia, kuten Slackia. 

”Ei avotoimiston häiriötekijöitä, saa paremmin keskityttyä ja tekeminen ollut jopa tehokkaampaa.” 

Hyvä työergonomia on kaiken a ja o 

Kaikki meistä ovat tavalla tai toisella ymmärtäneet hyvän työergonomian vaikutuksen työntekoon. Kova keittiön tuoli ei tee hyvää selälle tai takamukselle ja pienet läppärin näytöt hankaloittavat tekemistä. Toisin sanoen toimiston parempia työpöytiä, koneita ja sähköpöytiä on useampi meistä todellakin alkanut kaipaamaan. Sen sijaan ne onnekkaat, joilta kunnon laitteet ja kalusteet löytyvät, ovat kokeneet omalta kotikonttorilta käsin työskentelyn jopa paremmaksi kuin toimistolta. Onneksi myös kotona voi löytää uudenlaisia patentteja ergonomian parantamiseen, kuten kirjapinot näytön korokkeena tai sohvatyyny tuolin pehmikkeenä.  

Sosiaaliset kanssakäymiset jäävät välistä 

Fakta on se, ettei tuttua työporukkaa enää näe. Yhteiset kahvitauot jäävät välistä, kuulumisten vaihto ei olekaan enää niin helppoa ja suurin osa päivästä menee yksin työskennellessä. Myös työkaverin neuvominen vie enemmän aikaa etäyhteyksillä. Kuten kaikessa eristäytymisessä, alkaa nopeasti kaipaamaan jutustelua ja yhdessäoloa kasvotusten. Onneksi etäyhteyksiä voi hyödyntää myös muuhun kuin palavereihin, sillä esimerkiksi virtuaaliset kahvitauot ja lounashetket ovat omassa työporukassamme vain kysymyksen päässä. 

Yhteenveto – ainutlaatuinen kokemus se on tämäkin! 

Muutokset työarjessa ja siirtyminen pidempiaikaiseen etätyöskentelyyn on ollut parilla sanalla kuvailtuna ainutlaatuinen kokemus. Se on antanut meille tilaisuuden kokea todella etätyön edut ja haitat, joita ei pelkän päivän tai parin etätyön aikana pääse kunnolla oivaltamaan. Erityiskiitos sujuvasta etätyöhön siirtymisestä kuuluu atFlow’n johtoryhmälle, joka teki tiukkojakin päätöksiä ripeässä aikataulussa. Kantaaksemme yhteiskunnallisen vastuumme sekä huolen omista työntekijöistämme ja asiakkaistamme, oli päätös loppukädessä selkeä tehdä.  

Koska atFlow’n etätyöskentely jatkuu vielä varmastikin pidemmän aikaa, tulemme oppimaan tästä kokemuksesta runsaasti uutta. Olemme jo nyt oppineet toimimaan asiakkaidemme ja toistemme kanssa tehokkaasti etänä, ja samalla ymmärtäneet työrauhan tärkeyden. Jatkossa tässä blogikirjoituksessa jaetut opit ovat tärkeitä ainesosia hyödynnettäväksi myös sinun yrityksessäsi ja siinä, miten tehokas ja tiimityöskentelyä tukeva työympäristö rakennetaan riippumatta työntekijöiden ja asiakkaiden sijainnista! Etätyöskentely ei ole valitettavasti mahdollista kaikissa yrityksissä, mutta joissakin yrityksissä sitä yritetään nyt integroida toimivaksi tavaksi työskentelyyn. Se voi olla aluksi suuri haaste, mutta loppupeleissä jokainen työyhteisö oppii tästä kokemuksesta varmasti yhtä jos toista! 

Haluatko kuulla lisää atFlow’n etätyöjärjestelyistä? 

Etätyöhön siirtyminen ei ole vaivaton prosessi, mutta selkeällä johtajuudella ja toimivien digityökalujen avulla se ei ole myöskään hankalaa. Jos kiinnostuit kuulemaan atFlow’n matkasta toimistolta kotikonttoreille, niin ota meihin yhteyttä! Jaamme mielellämme vinkkejä, miten siirtyminen voidaan tehdä nopeallakin aikataululla.